Gedanken, Ideen, Tips, etc. zu Veränderungen

Archiv für die Kategorie ‘Projekte’

10 Projektmanagement „Best Practices“


pm

1. Kommunizieren Sie mit allen Projektbeteiligten

Vom ersten Tag an, an dem Sie das Projekt starten, müssen Sie die Ziele kommunizieren. Nicht nur an ein paar Auserwählte, sondern allen Projektbeteiligten. Dazu gehören Schlüsselpersonen wie Teammitglieder, Manager, Projektsponsoren, Kunden und Schlüssel-Benutzer (Key-User).

2. Erstellen Sie ein Risikoverwaltungsteam

Projekte und Aufgaben unterliegen unterschiedlichen Risiken. Deshalb sollten Sie immer ein Risiko-Reaktionsteam haben. Sie können einem Projekt helfen, im Grünen zu bleiben und nicht Gelb oder sogar den gefürchteten Rot-Status zu erhalten. Stellen Sie sich ein Risiko-Reaktionsteam als erste Verteidigungslinie vor, wenn Probleme auftreten.

3. Einen Projektstart durchführen

Um ein erfolgreiches Projekt zu verwalten, müssen Sie alle Ihre Stakeholder mit einem ersten Kick-Off-Meeting ausrichten . Sie sollten alle Personen einbeziehen, die an dem Projekt beteiligt sind, daher werden die Erwartungen schon im Voraus  verwaltet. Je früher Sie auf dem Radar sind, desto besser.

Dies wird Ihnen helfen, kleinere Aufgaben und Zuweisungen an verschiedene Teammitglieder auf der ganzen Linie zu kommunizieren. Sicherzustellen, dass jeder von Anfang an auf das Projekt aufmerksam geworden ist, ist eine einfache, aber effektive Möglichkeit, ein gesundes Projekt abzuwickeln.

4. Verwenden Sie ein detailliertes Arbeitsdefinitionsdokument

Ein häufiges Problem bei der Verwaltung von Projekten ist die Klärung, wer wofür verantwortlich ist. Ein detailliertes Arbeitsdokument entsorgt jegliche Unsicherheit und Verwirrung. Es wird deutlich dokumentiert, welcher Arbeitsaufwand von welcher Gruppe oder Person geleistet werden muss, damit jeder ein klares Verständnis des Ausmaßes der Anstrengung hat. Verwenden Sie ein detailliertes Arbeitsdefinitionsdokument, um die Verantwortlichkeit innerhalb Ihres Projekts zu gewährleisten, und holen Sie sich das Einverständnis aller Beteiligten.

5. Erstellen Sie einen detaillierten Arbeitsplan

Die Formalisierung des Arbeitsplans Ihres Projekts ist der Schlüssel zur Einhaltung von Terminen und Meilensteinen. Ohne einen detaillierten Arbeitsplan gibt es keinen dokumentierten Plan für alle Phasen des Projekts. Was gemessen wird, wird erledigt, und ein detaillierter Arbeitsplan ist eine einfache Methode, um alle beweglichen Teile eines Projekts zu messen.

6. Alles dokumentieren

Alles, was in Ihrem Projekt passiert ist zu dokumentieren, ist ein sicheres Mittel, um sicherzustellen, dass Sie alle Daten haben, die Sie benötigen, um bessere Entscheidungen zu treffen und von früheren Herausforderungen zu lernen. Also schreiben Sie alles auf! Projektschritte, Engpässe, Bereichsänderungen, Aufgabenabhängigkeiten. Damit können Sie jederzeit kompetent Auskunft geben.

7. Bitten Sie um Feedback

Keiner von uns ist perfekt, und es wird immer gute und weniger gute Schritte geben, auch was die Leistung des Projektmanagers angeht. Sich des persönlichen Raums und den Möglichkeiten für Verbesserungen bewusst zu sein, ist ein extrem mächtiges Werkzeug. Vor allem, wenn Sie bereit sind, Kritik von Ihrem Team zu übernehmen.

Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, den Erfolg des Projekts sicherzustellen. Und denken Sie daran, dass Menschen am anderen Ende der Projektaufgabe stehen. Um Feedback zu bitten, ist eine großartige Möglichkeit, die Erfolgschancen zu erhöhen, höhere persönliche Akzeptanz zu schaffen und seine Managementfähigkeiten zu verbessern.

8. Kommunizieren Sie die Auswirkungen von Projekt-Add-ons

Es ist gut, agile  Methoden zu praktizieren   und manchmal ist es verlockend, „Ja“ zu jedem neuen Projekt oder jeder neuen Aufgabe zu sagen. Dies ist jedoch eine gute Möglichkeit, sich in ein Überlastung hinein zu begeben. Jedes Mal, wenn Sie eine neue Anfrage in Ihrem Projekt haben, liegt es in Ihrer Verantwortung, zu zeigen, wie sich dies auf Ihre Zeitachse oder Ihr Budget auswirkt.

9. Neue Vereinbarungen verwalten

Neue Anfragen bedeuten oft eine Änderung des ursprünglichen Projekt-umfangs. Wenn dies geschieht, ist es eine bewährte Methode, dass alle ein neues Vertragsdokument unterzeichnen. Dadurch erhalten die verschiedenen Interessengruppen ein klares Verständnis des neuen Arbeitsbereichs und der Auswirkungen auf das Gesamtprojekt. Es ist damit auch eine dokumentierte Vereinbarung, so dass es minimale Verwirrung gibt, wenn Termine verschoben werden müssen.

10. Halten Sie ein Nachbereitungstreffen (Lessons Learned) ab

Sobald Ihr Projekt abgeschlossen ist, ist es an der Zeit nachzudenken und zu sehen, wie Sie die nächsten Projekte für den Erfolg optimieren können. Ein Abschlussgespräch ist eine perfekte Gelegenheit, alle Projektmitglieder zur Diskussion zusammenzubringen. Gehen Sie über gelernte Lektionen und Wege um das nächste Projekt zu verbessern. Kontinuierliches Verbessern (persönlich und im Ablauf) hilft Ihnen erfolgreich zu sein. Diese Optimierung Ihres Arbeits-managements wird Ihnen viel Zeit und Geld sparen.

Und hier noch die Infographik dazu:

project-management-best-practices

English Version here

Advertisements

Agil vs. Traditionell – #NOUN


Agil-vs-Tradition

Mit agilen Methoden näher am Kunden und mehr Zufriedenheit für die Mitarbeiter!

#NOUN #notizenunterwegs

5 Trends, die das Projektmanagement verändern werden


Die Projektmanagementlandschaft wird im Jahr 2017 anders aussehen. Da sich Klienten, Stakeholder, Unternehmen, Regierungs- und Umweltschutzerwartungen verändern, werden die Anforderungen an PM-Zertifizierungen, technisches Wissen und Schulungen stark steigen – aber das ist noch nicht alles.

Eine Veränderung im Projektmanagement findet als Ergebnis von Veränderungen der Geschäftspraktiken, Anforderungen und Erwartungen statt. Es ist eine stärkere Fokussierung auf die Menschen, Prozesse und Technologien, die für eine erfolgreiche Durchführung von Projekten benötigt werden. Für Unternehmen wird es nicht mehr sinnvoll sein, mit begrenzten Ressourcen zu agieren, wie sie es in der Vergangenheit getan haben. Hier sind fünf Trends, die das Projektmanagement in Zukunft neu gestalten werden.

Trend 1: Der „Laser-Fokus“ auf die Strategie über Projekte

Konkurrenz, begrenzte Ressourcen, interne und externe Umweltfaktoren, Zeit- und Haushaltszwänge wirken sich zunehmend auf Unternehmen aus. Führungskräfte müssen ihre PMOs oder Projektmanagement-Teams umwandeln, um alle Bemühungen auf das Erreichen der Geschäftsziele zu konzentrieren.

Während Industrie-Benchmarks nützlich in der allgemeinen Planung sind, müssen sich die Führungskräfte weniger auf diese allgemeinen, industriebezogene Daten konzentrieren, die manchmal Planungssitzungen dominieren und sich mehr von präzisen geschäftliche Stärken und Schwächen leiten, um damit sie die besten Chancen zu ermitteln, spezifisch identifizierte Ziele zu erreichen. Die Errichtung eines Enterprise Project Management Office (EPMO), das sich ausschließlich auf die Erreichung der Gesamtstrategie und nicht auf einzelne Abteilungsziele konzentriert, kann die Chancen, diese Ziele zu erreichen, erheblich steigern.

Es wird den Unternehmen besser dienen, wenn Einzelpersonen aufgrund ihren wertvollen Kernstärken in Bezug auf geschäftliche Anforderungen für zielorientierte Projekte ausgewählt werden, anstatt Projektteammitglieder im traditionellen Stil aus den beteiligten Abteilungen auszuwählen. Mit diesem „Laser-Fokus“-Ansatz zur Strategie über Projekte können Ressourcen-, Zeit-und Budget-Einsatz  optimiert werden.

Trend 2: Die Abkehr von operativen Hierarchien, um die Stärken der Mitarbeiter zu nutzen

Während organisatorische und kulturelle Stärken stark vom Management (von oben nach unten) beeinflusst werden , gibt es in der Regel die „ruhige“ Mitarbeiter-Ebene, die den gesamten Rest des Unternehmens ausmacht. Sie hat starke Auswirkungen auf die Organisation und die Kultur, ob anerkannt oder nicht. Die Führung muss positive und produktive Wege finden, um die verschiedenen Stärken ihrer Leute zu suchen, zu fördern und zu belohnen und damit ein stärkeres Teamumfeld aufzubauen und zu stärken.

Intelligente Führung kann sich entscheiden eine offene Tür Politik einzuführen, wenn Nicht-Management-Mitarbeiter unterschiedliche Meinungen, Ideen und Arbeitsweisen haben und diese einbringen. Sie können die Möglichkeiten ergreifen diese Personen  in einer Weise zu unterstützen, dass sie  einen innovativen, progressiven und konstruktiven Einfluss im Unternehmen haben können.

Hierarchische Organigramme müssen so umgestaltet werden, dass Menschen mit „intrapreneurialen“ Mentalitäten, trotz der Befehlskette, Ideen mit den Entscheidungsträgern teilen können. Es ist besser, ein Umfeld zu haben, in dem große Ideen intern von jedem Mitarbeiter kommen können, anstatt extern von Ihren Mitbewerbern. Individuelle und kulturelle Unterschiede sind nicht schlecht, sie haben das Potenzial, das Neue und Verbesserte zu sein, erfordern jedoch, dass man die Angst und Kontrolle bekämpft, um größer denken zu können.

Trend 3: Der erhöhte Bedarf an Rechenschaftspflicht und sozialer Verantwortung

Wenn Sie Unternehmer fragen, was das Wichtigste ist, sagen sie meistens Gewinn. Es ist aber nicht genug sich nur auf die unterste Zeile zu konzentrieren. Wieviel trägt die soziale Verantwortung und Verantwortlichkeit bei, wenn es um die Durchführung von Projekten oder Geschäfte geht?  Wenn man die ganze Welt mit einbezieht, können sich Unternehmen nicht mehr die Anonymität zurückziehen und soziale, sowie ökologische Faktoren nicht berücksichtigen.

Menschen und Unternehmen wollen Geschäfte mit Unternehmen machen, die Transparenz, Sichtbarkeit und Verhaltensweisen zeigen, die ethisch, sozial verantwortlich sind. Projekte sind dabei keine Ausnahme. Sie werden durch eine sorgfältige Überwachung und Messung in einer Weise beobachtet, die sicherstellt, dass sie die gesetzlichen, rechtlichen, umweltbezogenen, steuerlichen und berichtspflichtigen, sowie sozialverträglichen Anforderungen erfüllen. Schutzmaßnahmen sollten identifiziert und umgesetzt werden, um sicherzustellen, dass die Rechenschaftspflicht im Vordergrund steht um die Interessengruppen, Kunden und die Allgemeinheit zu schützen und das gilt für alle Projektaktivitäten und -ergebnisse. Letztendlich haben diese Faktoren die Möglichkeit, direkt oder indirekt Einfluss auf das Endergebnis zu haben.

Trend 4: Mehr Wert auf Soft-Skills, nicht nur technische Ausbildung

Neben der PM-Zertifizierung und der technischen Ausbildung werden weiche Kompetenzen (Soft-Skills) und solide Kommunikation – ob mündlich oder schriftlich – weiter an Wert gewinnen. Ein Grossteil des Projektmanagements betrifft Menschen, die dadurch in hohem Masse betroffen sind, weil sie Interaktionen mit anderen Menschen aufgrund des Projektes haben. Fähigkeiten wie die Konfliktlösung müssen sich mit Mehrdeutigkeit, Diplomatie und Vertraulichkeit auseinandersetzen und stehen an erster Stelle, da mehr und mehr Projekte global umgesetzt werden und Sprachen sowie kulturelle Barrieren sich transzendieren.

Projektmanager müssen positive und konstruktive Wege entwickeln, um Probleme zu lösen, sobald sie entstehen. Menschen mit diesen Soft Skills sind nicht leicht zu finden und sind immer mehr gefragt. Manchmal kann das, was wie eine unschuldige Geste, Wort oder sogar Körpersprache erscheinen kann, zu großen Missverständnissen und Zwietracht führen. Andere hochwertige Sachkenntnisse, die Arbeitgeber bei einem Projekt-Manager suchen, sind Agilität, Anpassungsfähigkeit und die Fähigkeiten sich schnell auf das Wesentliche zu refokussieren, sowie ein fundiertes Urteilsvermögen.

Trend 5: Fernarbeit, PM Tools & Sicherheit

Die Mitarbeiter werden  mobiler und sind weiter verteilt, wodurch eine  Notwendigkeit für Remote-Projektmanagement-Tools und Arbeit entstehen. Mit der richtigen Technologie können man entscheidend dazu beitragen die Projektpläne, Budgets und insgesamt Erfolg zu verbessern. Remote Projektmanagement ist nicht für jedes Unternehmen, aber es gewinnt zunehmend an Popularität und Nachfrage. Daher müssen Sicherheitsrichtlinien und -verfahren entwickelt und implementiert werden, um die Client-Daten sicher zu schützen, insbesondere wenn Mitarbeiter oder Hersteller ihre eigenen mobilen Geräte verwenden.

Zu den weiteren Faktoren, die in der Projektarbeit berücksichtigt werden müssen gehören die Produktivitätsverschlechterung, der Standort, die Distanz oder die Zeitzonenunterschiede, die Kommunikationsbarrieren sowie der Zugang zu Technologien und Daten. Es sollten realistische und praktische Richtlinien und Praktiken identifiziert und umgesetzt werden. Teams müssen mit einer erhöhten Frequenz miteinander kommunizieren und verbunden sein, da die Belegschaft mobiler wird. Dies schafft ein Bedürfnis für verbesserte Business Intelligence, Cloud-basierte Projektmanagement-Lösungen und mobile Apps für den Datenaustausch und neue Formen der Zusammenarbeit.

Sind Sie bereit für diese neue Welt?

Wann verändern sie ihre Projektmanagement-Landschaft?

Quelle: http://www.cio.com/article/3019927/project-management/5-trends-that-will-transform-project-management.html

Many thanks for the permission to  

 

%d Bloggern gefällt das: